راهنما
حسابداری ابری بهتر است یا نرمافزار حسابداری نصبی ویندوزی؟
BistCloud
برای انتخاب نرمافزار حسابداری، بسیاری از مدیران و حسابداران با یک پرسش مهم روبهرو میشوند: استفاده از نرمافزار حسابداری نصبی ویندوزی بهتر است یا حسابداری ابری؟ پاسخ این پرسش برای همه کسبوکارها یکسان نیست، اما روند رشد فروش آنلاین، دورکاری، مدیریت چند شعبه و نیاز به دسترسی سریع به اطلاعات باعث شده است حسابداری ابری برای تعداد بیشتری از شرکتها و فروشگاهها به انتخابی منطقی تبدیل شود.
نرمافزار حسابداری نصبی معمولاً روی یک رایانه ویندوزی یا سرور داخلی نصب میشود. اطلاعات روی همان سیستم یا شبکه داخلی قرار میگیرد و کاربران برای استفاده از نرمافزار به رایانه مشخص، شبکه محل کار یا تنظیمات دسترسی از راه دور وابسته هستند. این مدل سالها برای بسیاری از کسبوکارها کاربردی بوده است، اما همراه با رشد مجموعه، تعداد کاربران و حجم اطلاعات، هزینه و پیچیدگی نگهداری آن نیز بیشتر میشود.
در حسابداری ابری، نرمافزار و اطلاعات روی زیرساخت ابری قرار میگیرند و کاربر از طریق مرورگر و با سطح دسترسی مشخص وارد محیط کاری خود میشود. در این مدل، مدیر فروشگاه، حسابدار یا مسئول انبار برای مشاهده اطلاعات مهم به یک رایانه فیزیکی خاص وابسته نیست. دسترسی کنترلشده از محل کار، خانه یا سفر میتواند تصمیمگیری را سریعتر کند و همکاری میان اعضای تیم را سادهتر سازد.
یکی از تفاوتهای اصلی، هزینه زیرساخت است. در مدل نصبی ممکن است کسبوکار به خرید رایانه مناسب، سرور، تجهیزات شبکه، فضای نگهداری، نصب ویندوز، تنظیم نسخه پشتیبان و پشتیبانی فنی نیاز داشته باشد. خرابی هارد، اختلال شبکه داخلی یا تعویض سیستم نیز میتواند هزینه و توقف کاری ایجاد کند. در مدل ابری، بخش قابل توجهی از این مسئولیتها به ارائهدهنده سرویس منتقل میشود و کسبوکار به جای درگیر شدن با نگهداری فنی، روی فعالیت اصلی خود تمرکز میکند.
موضوع مهم بعدی، پشتیبانگیری از اطلاعات است. در بسیاری از مجموعهها، تهیه نسخه پشتیبان از نرمافزار نصبی بهصورت دستی انجام میشود. گاهی فایل پشتیبان روی همان رایانه اصلی باقی میماند یا مدتها بررسی نمیشود. در چنین شرایطی، خرابی سختافزار یا حذف ناخواسته اطلاعات میتواند مشکل جدی ایجاد کند. در یک سرویس ابری حرفهای، پشتیبانگیری و فرایند بازیابی اطلاعات باید بهصورت منظم، کنترلشده و قابل پیگیری انجام شود.
بهروزرسانی نرمافزار نیز در مدل ابری سادهتر است. در نرمافزارهای ویندوزی نصبی، ممکن است لازم باشد نسخه جدید روی چند رایانه نصب شود، تنظیمات شبکه تغییر کند یا هماهنگی فنی انجام شود. اگر شعب مختلف نسخههای متفاوتی داشته باشند، احتمال بروز خطا افزایش پیدا میکند. در مدل SaaS یا نرمافزار بهعنوان سرویس، کاربران معمولاً از یک نسخه مدیریتشده استفاده میکنند و تغییرات نرمافزار به شکل متمرکز اعمال میشود.
برای کسبوکارهای چندشعبهای، حسابداری ابری مزیت بیشتری دارد. مدیر یک مجموعه فروشگاهی میخواهد فروش، صندوقها، انبار، مشتریان و گزارشهای مالی شعب مختلف را بدون جمعآوری دستی فایلها بررسی کند. اگر هر شعبه اطلاعات خود را جداگانه نگهداری کند، تهیه گزارش مدیریتی زمانبر میشود. در ساختار ابری، دادهها میتوانند در یک محیط یکپارچه مدیریت شوند و مدیر تصویر دقیقتری از وضعیت مجموعه داشته باشد.
حسابداران نیز از این مدل سود میبرند. یک حسابدار ممکن است همزمان امور مالی چند فروشگاه یا شرکت را مدیریت کند. در مدل نصبی، اتصال به سیستمهای مختلف، جابهجایی فایلها و نگهداری نسخههای متعدد میتواند احتمال اشتباه را افزایش دهد. در سرویس ابری، هر کسبوکار محیط اختصاصی و شناسه مشخص خود را دارد و حسابدار میتواند با نظم بیشتری بین محیطهای کاری مختلف جابهجا شود.
امنیت موضوعی است که باید واقعبینانه بررسی شود. صرفاً ابری بودن یک نرمافزار به معنای امنیت کامل نیست و نصبی بودن نیز بهتنهایی امنیت ایجاد نمیکند. کیفیت امنیت به عواملی مانند کنترل دسترسی کاربران، ارتباط امن، پشتیبانگیری منظم، نگهداری صحیح زیرساخت و فرایند بازیابی اطلاعات بستگی دارد. مزیت مدل ابری این است که این مسئولیتها میتوانند بهصورت تخصصیتر و متمرکزتر مدیریت شوند.
البته حسابداری ابری به اینترنت پایدار نیاز دارد. مجموعهای که در منطقهای با دسترسی بسیار محدود به اینترنت فعالیت میکند یا الزام داخلی خاصی برای نگهداری کاملاً محلی دادهها دارد، باید پیش از انتخاب سرویس شرایط خود را دقیق بررسی کند. اما برای بسیاری از فروشگاهها، شرکتها و مجموعههای خدماتی، دسترسی آنلاین و کاهش پیچیدگی نگهداری زیرساخت مزیت مهمی محسوب میشود.
BistCloud نسخه ابری و اشتراکی BIWEB است. این سرویس برای کسبوکارهایی طراحی شده است که میخواهند امکانات حسابداری، فروش، صندوق فروشگاهی، انبار، بارکد، مشتریان و مدیریت شعب را بدون درگیری با نصب نرمافزار و نگهداری سرور دریافت کنند. هر کسبوکار محیط اختصاصی خود را دارد و میتواند متناسب با نیاز خود پلن مناسب را انتخاب کند.
در نهایت، انتخاب میان حسابداری ابری و نرمافزار حسابداری نصبی ویندوزی باید براساس نیاز واقعی کسبوکار انجام شود. اگر دسترسی از چند محل، کاهش هزینه زیرساخت، پشتیبانگیری منظم، بهروزرسانی متمرکز و مدیریت سادهتر شعب برای شما مهم است، حسابداری ابری میتواند انتخاب مناسبتری باشد. هدف BistCloud این است که استفاده از BIWEB را برای کسبوکارهای ایرانی سادهتر، منظمتر و آمادهتر کند.